"Stres zniknął" - Jak SCRUM w projektowaniu elektrycznym prowadzi do większej elastyczności i zadowolonych pracowników?
Duże wymagające projekty z licznymi specjalnymi funkcjami regularnie przyczyniały się do stresu w dziale projektowania elektrycznego firmy Remmert, specjalizującej się w intralogistyce. Z własnej inicjatywy dział wprowadził metodę zarządzania projektami SCRUM znaną z branży oprogramowania. Po czterech latach doświadczeń ze zwinnymi metodami pracy wyniki są imponujące.
Cztery lata temu Fabian Spanier i Stefan Storck (od lewej) wprowadzili metodę pracy SCRUM do projektowania elektrycznego w firmie Remmert.
Komponenty zainstalowane w systemach magazynowania i automatyki, takie jak kable, przełączniki, czujniki i sterowniki PLC, są planowane i dokumentowane w Remmert przez zespół składający się obecnie z pięciu pracowników.
"Postrzegamy siebie jako dostawcę usług" - mówi Fabian Spanier, podsumowując wizerunek swojego działu w jednym krótkim zdaniu. 36-latek kształcił się jako technik elektronik w zakresie inżynierii przemysłowej w firmie specjalizującej się w intralogistyce w Löhne i awansował w firmie na stanowisko technika po odbyciu szkolenia w miejscu pracy. Od dwóch lat jest kierownikiem działu projektowania elektrycznego w Remmert GmbH.
Dzięki zespołowi składającemu się obecnie z pięciu projektantów elektryków, wszystkie projekty klientów są planowane z perspektywy inżynierii elektrycznej. Obejmuje to na przykład tworzenie rysunków poglądowych, schematów obwodów, planów montażowych i list części dla komponentów zainstalowanych w systemach magazynowania i automatyzacji, takich jak kable, przełączniki, czujniki i sterowniki PLC. Z tych istotnych prac planistycznych korzystają również inne działy, takie jak dział zakupów czy dział wstępnego montażu. Jednak inne obszary firmy również regularnie korzystają z wiedzy i doświadczenia tego działu. "Często mamy zapytania z działu serwisowego, na przykład podczas montażu, lub musimy tworzyć analizy wykonalności dla specjalnych wymagań klientów" - wyjaśnia Spanier. A jeszcze kilka lat temu właśnie to powodowało ciągłe, nieoczekiwane przerwy.
Do 2020 roku dział był zorganizowany w taki sposób, że każdy projekt był nadzorowany od początku do końca przez jednego pracownika. "W przypadku dużych projektów z kilkoma maszynami do przechowywania i pobierania może to wynieść nawet kilkaset godzin", mówi Stefan Storck, który od ponad 30 lat pracuje w dziale projektowania elektrycznego w Remmert, podsumowując ilość pracy. "Zaczynasz powoli i na początku projektu nie stanowi to problemu. Nawet inne czynności, które odrywają cię od pracy na kilka minut, nie mają negatywnego wpływu. Staje się to widoczne dopiero pod koniec projektu, kiedy zapas czasu został już wykorzystany". Doprowadziło to do opóźnień w projektach i powtarzającego się wzrostu poziomu stresu.
Największym problemem, z jakim musieli zmierzyć się dwaj specjaliści z dziedziny elektrotechniki, były bardzo obszerne pakiety prac i częste przerwy w pracy. Książka w końcu doprowadziła ich do właściwego rozwiązania. "Stefan zetknął się z tematem Scrum wiele lat temu podczas konferencji VDMA. Nie wiedział jednak jeszcze, w jaki sposób można by wdrożyć tę koncepcję w projektowaniu sprzętu. Później przeczytał książkę "The Power of SCRUM" i polecił mi ją. Następnie zastanowiliśmy się, które jej elementy są dla nas istotne" - wyjaśnia Fabian Spanier.
SCRUM jest metodą pracy zwinnej, która ugruntowała swoją pozycję przede wszystkim w rozwoju oprogramowania. "Dzięki Scrum dzielimy duże projekty na małe, łatwe w zarządzaniu zadania. Pozwala nam to znacznie bardziej realistycznie oszacować wymagany czas i zidentyfikować odchylenia we wczesnych fazach projektu." - mówi Spanier, opisując nowe podejście. Podczas cotygodniowych spotkań podczas sprintu, zadania na nadchodzący tydzień są planowane wspólnie i dystrybuowane do całego zespołu we wszystkich projektach. "Nie mamy już monogamicznej relacji projekt-pracownik; zamiast tego zawsze skupiamy się na zapewnieniu, że nadchodzące zadania pracy zostaną ukończone w określonym czasie. Odpowiedzialność za projekt spoczywa wówczas na zespole, a nie na poszczególnych osobach". Ponadto pracownicy działu spotykają się codziennie na krótkich spotkaniach „Daily Scrum”. "Co osiągnąłem od wczoraj? Jakie mam plany na dzisiaj? Co mnie blokuje? Każdy wie, nad czym aktualnie pracują inni. Oznacza to, że możemy również znacznie skuteczniej zastępować się nawzajem w przypadku choroby lub urlopu. Wszelkie zakłócenia w procesie projektowym są rozpoznawane natychmiast po ich wystąpieniu i możemy szybko reagować" - mówi Spanier. Wszystkie zadania są na bieżąco dokumentowane, a następnie archiwizowane. "Pozwala nam to zebrać doświadczenie, które możemy wykorzystać przy realizacji podobnych projektów w przyszłości".
Chociaż wspieranie innych działów w kwestiach związanych z inżynierią elektryczną jest jednym z głównych zadań działu projektowania elektrycznego, zespół zidentyfikował te usługi wsparcia jako czynniki zakłócające. "Często są to proste zapytania, które mogą zająć tylko kilka minut. Ale prawdziwą dezorganizacją jest sama przerwa, czyli konieczność oderwania się od pracy i powrotu do niej”" - mówi Fabian Spanier, opisując problem. Aby uwolnić członków zespołu od tego obowiązku, na początku ustalono jasne zasady i kanały komunikacji, także z innymi działami. Wnioski o wsparcie są teraz obsługiwane i przetwarzane jak zgłoszenia serwisowe. "Obsługa klienta" została również ustanowiona jako stała funkcja w zespole. "W każdym tygodniu ustalamy, kto w zespole będzie zajmował się zgłoszeniami wsparcia 1 i 2 poziomu. Dzięki temu pozostali koledzy mogą skoncentrować się na swoich podstawowych zadaniach".
Ponadto wszystkie usługi wsparcia są starannie dokumentowane w takim samym zakresie, jak zadania. Dokumentowanie usterek umożliwia również ich analizę. W kolejnym kroku, na podstawie zebranych danych, podejmowane są działania mające na celu dalszą redukcję przerw. To przyczynia się do bezstresowej i skoncentrowanej atmosfery pracy.
Dział pracuje zgodnie z metodą SCRUM od czterech lat, a Fabian Spanier i Stefan Storck są bardzo zadowoleni z wyników. "W przeszłości często nie wiedzieliśmy, kiedy zamówienie będzie gotowe, więc inne działy musiały na nas czekać. Teraz już tak nie jest; zawsze jesteśmy w stanie udzielić informacji i dlatego jesteśmy bardzo wiarygodni. Bardzo rzadko zdarza się również, że nie jesteśmy w stanie dotrzymać terminów i zazwyczaj jest to spowodowane czynnikami zewnętrznymi. Jest to szczególnie zauważalne na bardzo wczesnym etapie dzięki spotkaniom “Daily Scrum” - mówi Spanier, podsumowując wyniki. Mimo że w ostatnich latach presja pracy i terminy stały się bardziej intensywne, Stefan Storck zauważył znaczącą redukcję obciążenia pracą. "Widzieliśmy, że mieliśmy dodatkowe pilne zadania, z bardzo krótkimi terminami, ale poszczególni pracownicy nawet tego nie zauważyli, ponieważ wszystkie prace były wykonywane w odpowiednim czasie. Nie odczuwamy już żadnego stresu!".
Dział projektowania elektrycznego ma pomysły na to, jak obecne planowanie pracy może stać się planowaniem wydajności. Ponadto zależność od niektórych wyspecjalizowanych działów ma zostać zmniejszona poprzez ukierunkowane działania w celu zmniejszenia liczby wniosków o wsparcie. Dzięki temu będziemy mieć więcej czasu na pracę nad projektem i nowe rozwiązania, co jest kolejnym ważnym zadaniem dla zespołu, które jest szczególnie bliskie sercu Stefana Storcka. "Świat inżynierii elektrycznej jest bardzo dynamiczny. Ciągle pojawiają się nowe rozwiązania technologiczne, które obserwujemy i badamy. Jeśli to daje nam przewagę, naturalnie chcemy to wdrożyć”.